Rechnungen bezahlen, Förderanträge stellen, Tierdaten übermitteln oder Buchführungsbelege sammeln und zuordnen – in modernen landwirtschaftlichen Betrieben ist die Verwaltung inzwischen sehr anspruchsvoll und vor allem zeitaufwändig geworden. Doch wie in anderen Wirtschaftsbereichen gibt es auch in der Landwirtschaft inzwischen viele digitale Lösungen, die Betriebsleiterinnen und -leiter beim oft anspruchsvollen Büromanagement unterstützen.

Dabei ist die Digitalisierung des Agrar-Büros weitaus mehr, als ein Wechsel von Papier und Akten auf digitale Dokumente und Speichermedien. Mit den heutigen Softwarelösungen lassen sich Mitarbeitende und verschiedene Betriebsbereiche wie Tierhaltung und Ackerbau eng miteinander vernetzen. Damit wird es nicht nur möglich, Zeit einzusparen, sondern es können auch betriebliche Abläufe optimiert und damit Kosten reduziert werden.

Neben Standard-Programmen für die Terminverwaltung, die E-Mail-Kommunikation und die Tabellenkalkulation gehören zu einer guten Ausstattung des Agrar-Büros vor allem Programme zum Dokumentenmanagement. Sie ermöglichen eine automatisierte Belegablage und werden als digitaler Aktenschrank für Finanzen und Buchführung genutzt. Damit bilden sie die Basis des digitalen Agrar-Büros.

Mit den heutigen Programmen lassen sich alle steuerrelevanten Belege scannen und automatisch in vorgegebene Ordner revisionssicher ablegen. Das vereinfacht zum Beispiel die Erstellung von Standardanträgen, etwa zur Dieselsteuerrückvergütung, indem alle Tankbelege im jeweiligen Wirtschaftsjahr in einem Ordner abspeichert sind. Auch eigene Angebote, Gutschriften oder Rechnungen können automatisiert erstellt werden. Zur Auszahlung eingehender Rechnungen ist eine direkte Anbindung an das Online-Banking möglich.

Werden die Daten in einer Cloud gespeichert, können sie bei Bedarf jederzeit über andere PCs oder Smartphones abgerufen werden. Zudem besteht die Möglichkeit, anderen Personen oder Einrichtungen Zugriff auf alle oder zuvor definierte Ordner und Dokumente zu gewähren. So können beispielsweise Belege und Dokumente an die Steuerberatung oder die zuständige Buchführungsstelle übertragen und in die entsprechenden Programme übertragen werden.

Bei größeren Betrieben ermöglicht das Cloud-System auch die Einbindung von Mitarbeitenden oder der Beratung. Wer auf welche Bereiche Zugriff hat, wird vorab festgelegt. So können Mitarbeitende zum Beispiel eine Schlagkartei ausfüllen oder Tierdaten melden, während die Steuerberatung nur Zugriff auf die Lohnabrechnung erhält.

Auch digitale Ackerschlagkarteien oder Anwendungen zur Tierhaltung lassen sich über Schnittstellen mit der zentralen Dokumentation verbinden. Das ist sehr hilfreich, da etwa die Funktionen aktueller Softwarelösungen für den Ackerbau inzwischen weit über reine Schlagkarteifunktionen hinausgehen.

Sie bieten je nach Bedarf auch eine Pacht- und Flächenverwaltung, eine Erntejahr- und Kostenplanung für das nächste Anbaujahr oder eine direkte Anbindung an den Bordcomputer von Traktoren und Maschinen. Mit diesen Daten können zum Beispiel erledigte Aufträge und Arbeitszeiten dokumentiert werden oder während des Einsatzes auch Maschinendaten oder teilflächenspezifische Erträge.

Für den Bereich Tierhaltung gibt es vergleichbare Anwendungen, die sich über Schnittstellen einbinden lassen und die Planung und Dokumentation vereinfachen. Neben tierindividuellen Auswertungen zur Leistung und zur Futterplanung bieten die Programme auch die Möglichkeit zum schnellen Datenaustausch mit Tierarztpraxen oder dem Futtermittellieferanten. Zudem können damit auch die vorgeschriebenen Meldungen für das Herkunftssicherungs- und Informationssystem für Tiere (HIT) und für den Einsatz von Antibiotika digital übermittelt werden.

Auch der Einkauf von Betriebsmitteln und die Vermarktung eigener Erzeugnisse und Produkte gewinnt an Bedeutung. Standard ist für viele landwirtschaftliche Betriebe inzwischen der Bezug von Betriebsmitteln über reine Agrar-Online-Shops, in denen von Saatgut und Dünger über Futtermittel bis zur Landtechnik alle gängigen Betriebsmittel per Mausklick bestellt werden können.

Darüber hinaus gibt es größere digitale Agrarhandelsplattformen, auf denen Betriebe, Handel und Hersteller ihre Produkte anbieten können. Dabei werden neben klassischen Agrarprodukten wie Weizen und Ölsaaten auch viele andere Güter gehandelt, etwa Substrate für Biogasanlagen, organische Dünger und Kraftstoffe. Ein einzelner Betrieb erhält so mit wenig Aufwand einen guten Marktüberblick und Preistransparenz für den Einkauf und Verkauf von Produkten.

Für direktvermarktende Betriebe gibt es spezielle Online-Handelsplattformen zur Unterstützung der Vermarktung. Gegen eine Service-Gebühr listen die Betreiber die gewünschten Produkte eines Betriebs und übernehmen die komplette Auftragsabwicklung, einschließlich Bezahlung und Logistik. Der Betrieb muss die bestellte Ware lediglich zur Abholung bereitstellen. Bei Bedarf übernehmen die Plattformen auch das Online-Marketing und erstellen Inhalte für soziale Medien.

Gerade für kleinere Betriebe kann das Auslagern von Marketing und Online-Verkauf Vorteile bieten. Denn der Aufbau und Betrieb eines eignen Online-Shops ist technisch anspruchsvoll und kostet Zeit, die vielen Betrieben fehlt. Außerdem kann auch für Betriebe mit eigenem Online-Shop oder Urlaubsangebot die Listung auf einer externen Plattform sinnvoll sein, um mehr Kunden zu erreichen.

Darüber hinaus gibt es für direktvermarktende Betriebe weitere digitale Lösungen, die auf ihren speziellen Bedarf zugeschnitten sind. Damit lassen sich zum Beispiel automatisch Lieferscheine und Rechnungen erstellen, die Buchhaltung organisieren und Kundenkarteien pflegen. Zudem bieten die Programme auch eine automatisierte Verrechnung von Pfand und Lieferkosten, Systeme zur Wiederbeschaffungsplanung für alle Produkte im Sortiment und zur optimierten Planung von Auslieferungstouren.

Unabhängig davon, in welchen Teilen eines Betriebs Daten gespeichert und übermittelt werden, sollte man größtmöglichen Wert auf eine gute Datensicherheit legen. Das beginnt bereits damit, dass alle notwendigen Daten täglich auf dem PC oder auf dem Server gesichert und regelmäßig extern gespeichert werden.

Wer sich für eine Cloud-Lösung mit verschiedenen Zugängen entscheidet, sollte nur zertifizierte Produkte kaufen, die eine verschlüsselte Datenübertragung bieten. Um den PC vor Hackerangriffen zu schützen, sind aktuelle Virenschutzprogramme und regelmäßige Updates für die eingesetzte Software zu empfehlen. Zudem ist es sinnvoll, einen festen IT-Dienstleister zu haben, der mit der genutzten Hard- und Software vertraut ist und der bei größeren Problemen schnelle Unterstützung anbieten kann.

Digitalisierung im Landwirtschaftsbetrieb ist also weit mehr als Maschinensteuerung. Und das Agrarbüro hat sich dabei als zentrale Drehscheibe nicht nur in der Verwaltung, sondern auch in der Optimierung von Arbeitsabläufen etabliert.

Letzte Aktualisierung 12.06.23